办理短期因公出国(境)手续的相关程序 (试行)

发布者:管理员 发布时间:2023-11-13浏览次数:954

提出出国(境)申请

各派员单位/个人应按相应模板认真准确拟写《请示》(附件1),报送电子版材料至对外合作与交流处(港澳台事务办公室)邮箱:internationaloffice@njts.edu.cn,同时应根据《南京特殊教育师范学院因公出国(境)审批管理条例(暂行)》南特师〔201928号文件规定,完成相应申请手续。

上会审议

如有上会审议要求,根据派出日期推算,各派员单位一般应至少提前2个月就组团或参团事由(赴美国需提前3个月)申请校党委常委会审议并通过上会决议。

三、材料提交

上会通过后,各派员单位需至少提前2个月先将以下全部材料(电子版)报送至对外合作与交流处(港澳台事务办公室)邮箱:internationaloffice@njts.edu.cn。对外合作与交流处(港澳台事务办公室)反馈无误后,各派员单位办理部分所需纸质材料,报送至办公楼210

(一)身份证正反面扫描件(只需提交电子版)

正反面需分开建立2个文档(图片格式:JPG)。

(二)照片

1)因公出国只需20位编码

以下采集方式二选一:

1. 政务中心自助采集机(汉中门大街1452F区);

2.可自行登陆国际旅游证件数字相片检测处理平台,照片类型选择“因公护照”,通过上传符合要求的电子相片后,自动生成带有20位条形码的因公护照数字相片(平台会收取相应费用),平台网址: https://www.idphotoplus.com/pages/licence

无论采用以上何种采集方式,最终请提供电子照片生成的20位编码(Word文档)。

2因公赴港澳(需提交电子+纸质照片)

需提交2张白底小2寸纸质照片、相应的照片电子版(图片格式:JPG)。

(三)《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表/《因公短期出国培训任务和预算审批意见表》(需提交电子+纸质(用印)材料)

非培训团组填写《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》(附件2、培训团组填写《因公短期出国培训任务和预算审批意见表》(附件3),各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准参考附件13

(四)《因公临时出国(境)人员备案表》(一式四份)(需提交电子+纸质(用印)材料)

需按规定格式填写《因公临时出国(境)人员备案表》(附件4),不可漏写、误写。

(五)《南京特殊教育师范学院出访人员名单》(需提交Word文档)

需按规定格式填写附件5

(六)《日程安排》(需提交Word文档)

  需按规定格式填写附件6

(七)邀请函及翻译件(需提交Pdf文档)

邀请函中邀请人员及职务需与《南京特殊教育师范学院出访人员名单》一致。

(八)邀请方信息(需提交Word文档)

请提供邀请方中英文名称、地址、联系方式。

四、公示

材料齐备后,进行公示,公示期为5个工作日。

五、公务普通护照/因公往来香港澳门特别行政区通行证办理所需环节

(一)生物信息采集(仅限办理公务普通护照,港澳通行证不需采集)

公示期间,出访人员需自行完成生物信息采集(在自助机上操作)。

地点:江苏省政务服务中心(汉中门大街145号二楼F区)。

大厅工作时间:上午09:00-12:00,下午13:30-17:00。中午也可在自助机上自行操作。

注意:需要带身份证;选择“自助拍照一体终端机(因公护照电子照片、生物信息采集点)”;出生地不可选错。

(二)制证时长(任务批件下达前提下)

公务普通护照制证时长:8-10个工作日;因公往来香港澳门特别行政区通行证制证时长:5个工作日;以上均不含来回传递时长。

六、上报请示

对外合作与交流处(港澳台事务办公室)上报正式请示至省外办,等待审批,审批时间约1-2周不等。

七、外汇审批(因需办理)

批件下达后,如在外期间的费用由学校相关经费支出,有换汇需求,根据省财政厅的要求,访问团组可办理审批外汇的手续。

(一)办理流程

1. 根据省财政厅制定的国别标准填写《非贸易非经营性用汇审批通知单》(附件7)和《预算内非贸易非经营用汇申请书》(附件8)。

2. 备齐批汇所需材料,前往财务处批汇

(二)批汇所需材料

1. 《非贸易非经营性用汇审批通知单》、《预算内非贸易非经营用汇申请书》(一式四联);

2. 出国(境)任务批件原件(对外合作与交流处(港澳台事务办公室)提供)。

八、签证办理(仅限办理出国签证,赴港澳不需办理;需提交电子+纸质材料)

省外办批件下达后,方可办理因公签证。

(一)各派员单位/个人应自行登陆江苏省出国签证服务中心网站(http://www.visajs.com/014/mapmoreinfo.html),点击“世界各国因公签证要求”,选择需要办理签证的目的地国,查看说明。如确需办理签证,请根据其具体要求准备相关材料,并了解办理时长(不含申报及来回传递时长)。

(二)准备好相应材料后,需提交所有电子材料(每一类别材料请整合成1Pdf文件,大小不超500MB;护照原件不需准备)至对外合作与交流处邮箱:internationaloffice@njts.edu.cn;反馈无误后,纸质材料按顺序整理好交至办公楼210室。

(三)签证申请受理后,省签证服务中心通知缴费,出访团组完成缴费后,等待办理。

(四)如未按照省外办网站上的要求提供相关材料,省外办有可能不受理或被领馆退件。

九、行前教育

取得公务普通护照/因公往来香港澳门特别行政区通行证、签证后,对外合作与交流处(港澳台事务办公室)通知出访人员进行行前教育。

十、因公证件归还

团组成员须在归国(境)后7日内将因公证件送交至对外合作与交流处(港澳台事务办公室),办公楼210室保管。移交前,护照/通行证首页和签证页的相关信息请妥善留存。

十一、回国手续办结(需提交Word文档版、纸质版

归国(境)十天内,出访团组需准备并提交如下材料的电子版(Word文档):《总结报告》(附件9)、《因公临时出国(境)团组出访报告表》(附件10)、《因公临时出国(境)团组执行八项规定及其实施细则精神报告表》(附件11),至对外合作与交流处(港澳台事务办公室)邮箱:internationaloffice@njts.edu.cn。同时,出访团组需提交纸质版《总结报告》(由所在学院或部门主要负责人签字并加盖学院或部门公章)、《因公临时出国(境)团组出访报告表》(须团长本人签名)、《因公临时出国(境)团组执行八项规定及其实施细则精神报告表》(须全体团员本人签名)至对外合作与交流处(港澳台事务办公室),办公楼210

十二、外汇核销

归国(境)20天内,需尽快备齐在外期间的原始发票、往返机票以及之前办理的相关材料,填写《南京特殊教育师范学院非贸易非经营性外汇费用核销申请表》(附件12),到财务处办理核销手续。

 

附件:1.请示

2.因公临时出国(境)任务和预算审批意见表

3.因公短期出国培训任务和预算审批意见表

4.因公临时出国(境)人员备案表

5.南京特殊教育师范学院出访人员名单

6.日程安排

7.非贸易非经营性用汇审批通知单

8.预算内非贸易非经营用汇申请书

9.总结报告

10.因公临时出国(境)团组出访报告表

11.因公临时出国(境)团组执行八项规定及其实施细则精神报告表

12.南京特殊教育师范学院非贸易非经营性外汇费用核销申请表

13.各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表

附件1 请示.doc附件2 因公临时出国(境)任务和预算审批意见表.docx附件3 因公短期出国培训任务和预算审批意见表.doc附件4 因公临时出国(境)人员备案表.docx附件5 南京特殊教育师范学院出访人员名单.docx附件6 日程安排.doc附件7 非贸易非经营性用汇审批通知单.xls附件8 预算内非贸易非经营用汇申请书.xls附件9 总结报告.docx附件10 因公临时出国(境)团组出访报告表.docx附件11 因公临时出国(境)团组执行中央八项规定及其实施细则精神报告表.doc附件12 南京特殊教育师范学院非贸易非经营性外汇费用核销申请表.xlsx附件13 各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表.docx