第一章 总 则
第一条 为加强我校外事工作的规范化、科学化管理，更好地为学校国际化建设目标服务，根据国家和江苏省有关规定精神，结合我校实际情况，特制定本规定。
第二条 国际合作与交流处（港澳台事务办公室）是我校执行对外政策和处理外事工作的归口管理部门和协调部门，负责督促、检查、协调和统筹管理我校的外事工作。校内各单位进行外事接待须遵守事前请示、事后汇报的原则，在有礼、有序、有成效的前提下开展工作。
第三条 各学院、各部门应确定1名院（部、中心）领导负责本单位的外事工作；确定一名外事工作人员，协助负责学院的外事管理与服务工作。
第四条 本办法中的“外事接待”系指国外以及港澳台地区团体或个人来访接待。
第二章 外事接待原则
第五条 我校外事接待原则上采取级别对等原则。根据外事工作的性质，我校外事接待工作分为三个层级，即学校层级的外事接待、学院层级的外事接待以及学术团队或个人的外事接待：
（一）学校层级的外事接待——以校际交流项目为主，涉及学校的总体工作或若干学院（部、中心）的工作，一般由校级领导出面接待，国际合作与交流处（港澳台事务办公室）统筹安排，各相关单位积极配合。
（二）学院层级的外事接待——院（部、中心）级外宾来访，只涉及单个学院或机构的外事接待，原则上由相关学院（部、中心）负责接待。
（三）学术团队或个人的外事接待——由学术团队或个人邀请专家来访，报所在学院、中心同意，再报国际合作与交流处（港澳台事务办公室）备案，原则上由学术团队或个人负责接待。如因特殊情况需学院或学校出面的，则需向学院或学校提出申请。
第六条 校级领导出面接待原则：
（一）国外大学校长、外国驻华外交机构负责人、重要友好团体的主要负责人来访，原则上由学校党政主要领导接见，分管外事的副校长陪同。
（二）受党委书记或校长正式邀请的个人或团体来访，原则上由党政主要领导接见，分管外事的副校长负责接待。
（三）大学的副校长来访，原则上由分管外事的副校长或由对口副校长负责接待。如有特殊情况，可请校长会见。
第三章 外事接待程序及注意事项
第七条 学校层级的外事接待
（一）学校接待的校际交流项目，对于拓展我校与境外大学的友好交往有着重大意义。校内各部门应给予大力支持，积极配合开展相关的学术交流及参观、访问、讲学等活动。
（二）国际合作与交流处（港澳台事务办公室）牵头协同有关单位安排来访外宾的食宿交通等活动。校际交流项目所在部门负责具体的讲学安排（包括讲课时间、地点、翻译等）。
（三）国际合作与交流处（港澳台事务办公室）应做好外事接待的准备及后续工作，包括提供来访人员名单及背景材料、制定来访日程安排（包括具体接待人员、时间、地点、交通、宴请等）等。
第八条 学院层级的外事接待
（一）学院邀请境外团体或个人来校访问，应至少在来访前一周，向国际合作与交流处（港澳台事务办公室）提出申请，并填写《南京特殊教育师范学院国（境）外来宾短期来访申请表》，说明来访团组或个人来校目的、时间、费用来源等，并提供相关背景材料（姓名、性别、国籍、护照复印件、学历与学位、专业职称、工作单位、学术成果、联系地址、电话、传真等）；先由学院主管领导签字同意，盖章后交国际合作与交流处（港澳台事务办公室），由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）请示校领导同意，并视情况报上级主管部门审批。对于来访申请，国际合作与交流处（港澳台事务办公室）将在三个工作日内予以答复。经批准后的外事接待由学院负责安排，国际合作与交流处（港澳台事务办公室）可予以协助；由境外团体或个人直接与国际合作与交流处（港澳台事务办公室）联系的学院层面的外事来访，由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）征求校内相关单位意见，如同意接待，具体接待事务由相关单位负责，国际合作与交流处（港澳台事务办公室）可予以协助。
（二）接待工作结束后的一周内，接待单位须写出总结报告，并附上外宾在校活动的有关照片或新闻稿，由学院领导审核后，发国际合作与交流处（港澳台事务办公室）存档，并视需要发学校宣传部审核备案。
（三）学院层级的外事接待如需邀请校领导出席，需提前一周提交接待计划（含来访人员名单、目的、来访者背景资料、日程安排）到国际合作与交流处（港澳台事务办公室）。分管外事校领导由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）协调安排，涉及其它校领导，由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）会同校党政办公室协调安排。
（四）外事接待中所涉及的具体项目，各相关单位安排专人落实。
第九条 学术团体或个人层级的外事接待
学术团体或个人邀请境外团体或个人来校访问，应至少在来访前一周向国际合作与交流处（港澳台事务办公室）提出申请，并填写《南京特殊教育师范学院国（境）外来宾短期来访申请表》，经所在部门或学院主管领导签字同意，盖章后交国际合作与交流处（港澳台事务办公室），由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）报请校领导审批。经批准后的外事接待由学术团体或个人负责，国际合作与交流处（港澳台事务办公室）可予以适当协助。接待工作结束后的一周内，邀请人须写出总结报告，并附上外宾在校活动的有关照片或新闻稿，由所在学院或部门审核后，发国际合作与交流处（港澳台事务办公室）存档，并视需要发校宣传部审核备案。
第十条 聘请学校客座教授、名誉教授
聘请海外人士为学校客座教授、名誉教授等由申请部门报学校同意后，将相关资料交由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）备案。人事处或其他聘用部门须向国际合作与交流处（港澳台事务办公室）提供被聘用者的简历和背景资料及接待情况，由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）报主管校领导并存档。
第十一条 接待注意事项
（一）接待过程中应遵守国家有关外事接待工作的规定与国家有关保密工作的规定。
（二）外国政要、外国使（领）馆官员以及国外传媒人员来访，须在学校批准的情况下，由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）提前上报江苏省人民政府外事办公室，经相关部门批准后方可接待。如拟邀请以上人员参加我校活动，事先必须由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）请示江苏省人民政府外事办公室，经批准后方可发出邀请。
（三）校内各单位邀请台湾人士来校访问或参加学术活动，须提前两周向国际合作与交流处（港澳台事务办公室）提供来访人员资料，由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）上报江苏省台湾事务办公室，获批准后才能邀请其来访。
第四章 接待费用
第十二条 外事接待工作应坚持勤俭办事、讲求实效的原则。接待需安排宴请时，中方陪同人数应从严掌握。国外一般来访者以简餐标准接待；国外副校长以上级别可在简餐基础上适当提高标准。外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。根据江苏省财政厅苏财行〔2014〕6号文《江苏省党政机关外宾接待经费管理办法》等规定明确：
（一）住宿费按以下办法执行：
1.外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。校级及以下人员率领的代表团以及其他一般外宾代表团，安排的宾馆最高不得超过四星级。
2.外宾住房标准：安排标准间或单间。
3.对外交流较多的单位可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议，争取优惠价格。
（二）日常伙食费按以下办法执行：
1.外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。
2.外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：每人每天300元。
（三）宴请费按以下办法执行：
1.宴请外宾严禁讲排场，原则上安排在校内宾馆，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。
2.外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：校领导及以下人员出面举办的宴会，每人每次300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。
3.外宾在苏期间，宴请原则上不得超过2次（双方有协议规定的按协议规定执行）。
（四）交通费按以下办法执行：
1.外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴士或大巴士。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。
2.接待外宾确需租用车辆的，各单位应当与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同。
（五）对外赠礼按以下办法执行：
1.对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有江苏特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。
2.赠礼对象原则上为外方团长一人，必要时可包括主要陪同人员，原则上由接待单位赠礼1次，其他单位不得重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。
3.对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为校级领导的，每人次礼品不得超过200元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。
4.外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由外宾自理。
第五章 陪同人员及经费管理
第十三条 我方陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。外方2人以内，中方陪同人数不得超过3人；外方3-5人，中外人数原则上在1：1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1：2以内安排。
第十四条 学校层级的外事接待，费用从学校国际合作与交流处（港澳台事务办公室）外事接待经费中支出。
第十五条 学院层级及学术团体和个人层级的外事接待，费用由各接待单位和个人自行负担；如需学校承担接待经费，须提前一周以书面形式提出申请，由学院领导签字、并盖公章，递交国际合作与交流处（港澳台事务办公室），由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）汇报分管校领导，视情况决定。
第六章 其 他
第十六条 涉外宣传工作由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）协同校宣传部统一管理，各相关单位和部门要严格遵守宣传纪律，积极稳妥做好涉外宣传工作。学校级别的外事活动，由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）协同宣传部进行宣传活动；学院层级的外事活动，由学院主要负责活动的宣传与报道，并报国际合作与交流处（港澳台事务办公室）和宣传部审核、备案；学术团体和个人层级的外事活动，由学术团体和个人主要负责活动的宣传与报道，并分别报所在单位、国际合作与交流处（港澳台事务办公室）和学校宣传部审核和备案。
第十七条 各单位开展外事工作应遵循“以我为主、互利共赢、趋利避害”和“外事无小事”的原则，严格遵守外事纪律，经常检查和掌握外事工作计划执行情况，及时处理各种涉外问题，做好涉外保密和安全保卫工作。各单位负责外事工作的领导要及时掌握和了解本单位涉外工作情况，凡属涉外工作的重大问题和情况，各单位必须及时向国际合作与交流处（港澳台事务办公室）汇报，再由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）向学校和上级主管部门报告。
第十八条 凡违反上述规定，造成不良后果，视其情节轻重，将追究相关人员及主要责任人的责任。
第十九条 本规定由国际合作与交流处（港澳台事务办公室）负责解释，自颁发之日起执行。
第二十条 本办法自发文之日起实施，原2017年12月14日印发的南特师〔2017〕141号文件同时废止。